Zamknięcie roku w ochronie środowiska – jak uporządkować obowiązki i wejść spokojnie w nowy rok?

Koniec roku w firmie to nie tylko bilans finansowy i podsumowanie wyników biznesowych. To także czas weryfikacji, czy wszystkie obowiązki związane z ochroną środowiska zostały wykonane zgodnie z prawem i w odpowiednim terminie.
Dobrze przeprowadzony proces zamknięcia roku środowiskowego to gwarancja spokoju w kolejnym roku oraz zabezpieczenie organizacji przed nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi czy finansowymi.

Kluczowe obowiązki przy zamknięciu roku w ochronie środowiska

Aby bezpiecznie wejść w nowy rok, należy skoncentrować się na kilku strategicznych obszarach:

1. Weryfikacja ważności decyzji administracyjnych

Niektóre pozwolenia, chociażby jak pozwolenia wodnoprawne czy emisyjne mają określone terminy ważności. Końcówka roku to najlepszy moment, aby sprawdzić, które dokumenty wymagają odnowienia lub aktualizacji. Brak ważnej decyzji to jedno z najczęstszych uchybień wykazywanych przez organy kontrolne.

2. Kontrola realizacji pomiarów i monitoringu

Konieczne jest zweryfikowanie, czy wszystkie planowane pomiary emisji, ścieków, hałasu czy poboru wód zostały wykonane zgodnie z harmonogramem i czy raporty z badań są kompletne i prawidłowo archiwizowane. Monitoring środowiskowy stanowi podstawę wielu sprawozdań i audytów, dlatego jego rzetelne prowadzenie jest kluczowe.Należy również upewnić się, że wyniki dokonanych pomiarów zostały wysłane na czas do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska (WIOŚ) – w terminie do 30 dni od wykonania pomiarów – oraz do innych odpowiednich organów. Zazwyczaj zbiorcze raporty z całego roku są wysyłane do końca pierwszego kwartału następnego roku.

3. Prawidłowość ewidencji i Karty Przekazania Odpadów w BDO 

System BDO to wciąż wyzwanie dla wielu firm. Przed końcem roku warto zweryfikować:

• zgodność Kart Przekazania Odpadów (KPO) z rzeczywistymi przepływami,
• kompletność ewidencji odpadowej (co ważne, po 31 grudnia nie można już wstecznie złożyć karty ewidencji dla brakującego kodu odpadu),
• aktualność wpisu do rejestru BDO,
• poprawność przypisanych kodów odpadów.

Kontrola i ewentualne korekty powinny nastąpić do 31 grudnia.

4. Przygotowanie do rocznej sprawozdawczości

Nowy rok to czas raportowania do KOBiZE czy w BDO. Warto więc wcześniej skompletować dane o:

• emisji gazów cieplarnianych i innych substancji do powietrza,
• masie i sposobie zagospodarowania odpadów i opakowań,
• wprowadzonych na rynek produktach w opakowaniach, bateriach, sprzęcie elektrycznym.

Terminy sprawozdawcze przypadają na okres od stycznia do marca kolejnego roku.

5. Przygotowanie do audytów

Firmy posiadające certyfikaty ISO lub podlegające audytom klientowskim muszą mieć uporządkowaną dokumentację środowiskową. Końcówka roku to dobry moment, aby uzupełnić luki i przygotować dowody realizacji działań.

6. Przegląd umów z dostawcami i partnerami

Odpowiedzialność za odpady czy surowce wtórne często spoczywa również na podmiotach współpracujących. Warto upewnić się, że obowiązujące umowy zawierają zapisy środowiskowe i są zgodne z aktualnymi przepisami. Należy również zadbać o aktualizację kart charakterystyk dostarczanych przez dostawców substancji niebezpiecznych. Karty te powinny być zgodne z najnowszymi regulacjami, aby zapewnić pełną zgodność z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

Równie ważne, lecz często pomijane obowiązki końcoworoczne w ochronie środowiska

Oprócz najbardziej oczywistych zadań, jest też wiele mniej „widocznych”, ale równie ważnych obowiązków, które warto zweryfikować przed końcem roku:

• Weryfikacja instalacji i urządzeń pod kątem szczelności – urządzenia klimatyzacyjne, chłodnicze czy pompy ciepła podlegają obowiązkowym kontrolom szczelności, które muszą być odnotowane w Centralnym Rejestrze Operatorów.
• Sprawdzenie obowiązków w zakresie baterii, akumulatorów i sprzętu elektrycznego – wielu przedsiębiorców wprowadza takie produkty na rynek niejako „przy okazji”, zapominając o rejestracji i raportowaniu. Roczne raporty w BDO są wymagane do 15 marca kolejnego roku.
• Aktualizacja procedur wewnętrznych – przepisy środowiskowe zmieniają się dynamicznie. Warto sprawdzić, czy wewnętrzne instrukcje, np. gospodarowania odpadami, są zgodne z obecnym stanem prawnym.
• Szkolenia pracowników – końcówka roku to również dobry moment, aby podsumować, czy osoby odpowiedzialne za odpady, BDO czy sprawozdawczość posiadają aktualną wiedzę i przeszkolenie. Należy również zadbać o przeprowadzenie szkoleń z zakresu postępowania na wypadek awarii. Pracownicy powinni być przygotowani do reagowania w sytuacjach kryzysowych związanych z zagrożeniem środowiskowym, aby minimalizować ryzyko i skutki ewentualnych incydentów.
• Ocena zgodności prawnej (compliance check) – przegląd całokształtu działalności pod kątem zgodności z regulacjami krajowymi i unijnymi. To szczególnie ważne w kontekście rosnącej roli raportowania ESG i due diligence w łańcuchach dostaw.

Dlaczego warto przeprowadzić zamknięcie roku z Ekologusem?

W praktyce wiele firm odkłada obowiązki środowiskowe na ostatnią chwilę. Tymczasem systematyczne podejście do zamknięcia roku pozwala uniknąć nerwowych sytuacji i błędów w sprawozdaniach.

Zespół Ekologus wspiera przedsiębiorstwa w:

• kompleksowej weryfikacji dokumentacji,
• przygotowaniu raportów i sprawozdań,
• audytach zgodności i analizie ryzyka,
• aktualizacji procedur,
• szkoleniu pracowników odpowiedzialnych za realizację obowiązków środowiskowych.

Zamknięcie roku w ochronie środowiska to nie tylko formalność – to realna szansa, aby uporządkować obowiązki, uniknąć kar i przygotować się na nowe wyzwania. Zadbane kwestie środowiskowe to także wartość dodana w relacjach z inwestorami i kontrahentami.

Jeśli chcesz sprawnie i bezpiecznie zamknąć rok środowiskowy w swojej firmie – zapraszamy do kontaktu.