Roczne sprawozdanie w BDO: co sprawdzić przed 31 grudnia, aby nie narazić się na kary?
System BDO jest narzędziem, które w sposób kompleksowy porządkuje obowiązki ewidencyjne i sprawozdawcze dotyczące odpadów. Dla przedsiębiorców oznacza to zarówno wygodę obsługi elektronicznej, jak i konieczność skrupulatnego pilnowania terminów oraz kompletności danych. Zaniechania mogą prowadzić do dotkliwych sankcji finansowych – a jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak pełnej ewidencji odpadów na koniec roku.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które powinny stać się priorytetem każdego podmiotu zobowiązanego do korzystania z BDO.
Dlaczego końcówka roku w BDO jest tak ważna?
Ewidencja odpadów w systemie BDO musi być prowadzona na bieżąco.
Po 31 grudnia nie ma możliwości uzupełnienia zaległych kart ewidencji odpadów wstecznie. To oznacza, że wszelkie braki w wystawionych kartach przekazania odpadu (KPO) oraz kartach ewidencji odpadów (KEO) po zakończeniu roku stają się nie do naprawienia w systemie.
Konsekwencje są jednoznaczne: kary administracyjne zaczynają się od 1000 zł, a w przypadku poważniejszych naruszeń mogą być znacznie wyższe. Dlatego przedsiębiorcy powinni jeszcze przed 31 grudnia zweryfikować:
- czy wszystkie odpady zostały ujęte w ewidencji,
- czy wszystkie KPO zostały potwierdzone,
- czy nie brakuje żadnych kart ewidencji,
- czy numery kodów odpadów są poprawne,
- czy nie ma rozbieżności między masami odpadów przekazanych, przyjętych i zewidencjonowanych.
Tylko pełna i prawidłowa ewidencja umożliwia złożenie rocznego sprawozdania.
Kto jest zobowiązany do składania rocznego sprawozdania?
Sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami składają:
- Wytwórcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji odpadów, czyli m.in. przedsiębiorcy generujący odpady w toku działalności.
- Podmioty prowadzące działalność w zakresie gospodarki odpadami, z wyłączeniem odbierających odpady komunalne.
- Podmioty wydobywające odpady ze składowisk lub zwałowisk na podstawie odpowiedniej zgody lub decyzji.
- Wytwórcy odpadów komunalnych osadów ściekowych wykorzystywanych zgodnie z ustawą.
- Przedsiębiorcy prowadzący stacje demontażu pojazdów.
Co istotne – nawet jeśli przedsiębiorca może prowadzić uproszczoną ewidencję (wyłącznie karta przekazania odpadu), nie zwalnia go to z obowiązku złożenia rocznego sprawozdania.
Kluczowe terminy i sposób złożenia sprawozdania
Termin złożenia
- do 16 marca za rok poprzedni (w 2026 roku do 16 marca, gdyż 15 marca wypada w niedziele)
- w przypadku zakończenia działalności – w ciągu 7 dni od jej zakończenia.
Forma złożenia
Wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie BDO. Sprawozdanie składa się do marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wytwarzania lub gospodarowania odpadami. Dla działalności prowadzonej w kilku województwach składamy kilka sprawozdań.
Zakres informacji w sprawozdaniu
Zakres jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności, lecz najczęściej obejmuje:
- masę i rodzaje wytworzonych odpadów,
- sposób gospodarowania nimi,
- dane o instalacjach i urządzeniach służących przetwarzaniu (jeśli dotyczy),
- informacje o produktach i materiałach powstałych w procesach odzysku,
- charakterystykę odpadów, w tym skład wybranych frakcji,
- dane o odpadach żywności (jeśli występują).
System BDO automatycznie wskazuje wymagany zakres po zalogowaniu.
Weryfikacja sprawozdań i konsekwencje błędów
Marszałek województwa weryfikuje sprawozdania do 30 września roku ich złożenia. Jeżeli pojawią się niezgodności, przedsiębiorca otrzyma wezwanie do korekty i ma maksymalnie 14 dni na poprawki. Brak reakcji jest równoznaczny z niewykonaniem ustawowego obowiązku.
Może to skutkować:
- zgłoszeniem sprawy do WIOŚ,
- nałożeniem grzywny,
- ponownymi sankcjami w przypadku dalszego niewywiązania się z obowiązków.
Sprawozdania zerowe – kiedy nie trzeba składać?
Podmioty, które w danym roku:
- nie wytworzyły odpadów,
- nie przetwarzały odpadów,
- nie wprowadziły produktów ani opakowań,
nie składają tzw. sprawozdań zerowych.`
Archiwizacja dokumentów
Dokumentację stanowiącą podstawę sprawozdania należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, którego dotyczą. Zarządzający składowiskami muszą przechowywać dokumenty do momentu jego zamknięcia.
Podsumowanie: o czym przedsiębiorca musi pamiętać przed 31 grudnia
- Zweryfikuj, czy wszystkie odpady zostały ujęte w ewidencji w BDO.
- Sprawdź poprawność i kompletność KPO oraz KEO.
- Upewnij się, że nie ma zaległych kart – po 31 grudnia nie będzie można ich dodać do Bazy BDO.
- Zminimalizuj ryzyko kar, które zaczynają się od 1000 zł.
- Przygotuj dokumentację do rocznego sprawozdania składanego do 13 marca.
Terminowe i rzetelne zamknięcie roku w BDO to obowiązek, który chroni firmę przed sankcjami i zapewnia pełną zgodność z przepisami. Warto zadbać o to, zanim system zablokuje możliwość wprowadzania danych.
Potrzebujesz wsparcia w obowiązkach wynikających z BDO?
Nie masz pewności, czy Twoja ewidencja odpadów jest prawidłowo prowadzona, czy wszystkie karty zostały zamknięte przed końcem roku albo jak przygotować kompletne sprawozdanie?
Zespół Ekologus Sp. z o.o. od lat pomaga przedsiębiorcom w rzetelnym i bezpiecznym wypełnianiu obowiązków środowiskowych – od weryfikacji ewidencji, przez obsługę BDO, po pełne przygotowanie dokumentacji sprawozdawczej.
💡 Skontaktuj się z nami, aby uniknąć błędów, zminimalizować ryzyko kar i przejść przez proces sprawozdawczy sprawnie oraz zgodnie z aktualnymi przepisami.
